製造業のAI活用事例｜メール・共有フォルダー・基幹システムを読ませて案件を把握し、図面と強度計算まで

会社と、困っていたこと

産業機械を設計・製造し、納めた機械の点検・修理・部品の販売も行う会社です。社員は営業も設計担当も、AIを毎日の仕事の道具として使っています。始める前は、次のことに困っていました。

• 商談の進み具合が営業のメールに散らばり、誰かが手で記録に書き写していた。
• 受注・出荷・売上は基幹システム、機械の台帳はExcelと、案件の情報が分かれていた。
• 見積書・点検報告・仕様書が共有フォルダーに大量にあり、書き方の決まりは担当者の頭の中にあった。

全体の仕組み：基幹システムはそのまま、AIが読んで結ぶ

基幹システムへの入力は、これまでどおり社員が行います。AIは、入力済みのデータとメール・書類を読み、受注番号などでつなげて見えるようにする役です。

営業のメールから、商談の記録を毎朝更新する

営業4人のメールを、AI（Grok Bot）が平日の毎朝8時30分に読みます。どの商談の話かを探し、工程・段階・見積・次の期限を、商談の記録に追加・更新します。営業が自分で書くのは「営業メモ」だけです。

読み違いで記録を壊さないよう、AIが守るルールも決めました。

• 基幹システムで確定した受注・完了は、メールからの推測で前の段階に戻さない。
• 一部だけ出荷した案件や、数量が合わない案件は、完了にしない。
• AIが止まった時は、次の期限を過ぎた知らせが当社に届く。

共有フォルダーの書類を読ませ、仕事の流れを図にする

共有フォルダーから、見積書4,579、点検・整備の実例2,130など、6,913ファイルをAIで読み取りました。Excelは全シートのセルまで読み取り、どの書類からどの書類へ情報が渡るかを図にしています。

見積番号の付け方（5種類）や、点検報告での「交換済み」と「次に交換を勧めるもの」の区別など、担当者の頭の中にあった決まりも、書類から読み取って表にしました。

案件の状況と収支を、HTMLの1枚にまとめる

案件ごとの売上と原価を見たいという相談を受け、基幹システム・業務アプリ・工事番号の台帳をAIに読ませて、受注番号でつながりを調べました。結果は、図・表・グラフを並べたHTML（ブラウザーで開く1枚の資料）にまとめています。

社内の作業時間が入っていない案件は、そのまま集計すると粗利が実際より高く見えます。そこで、どの数字が確かで、どれが推定かを並べて表示する形にしました。1つの注文を複数の番号に分けた案件は、お客様の注文番号でまとめると、売上と原価がそろいます。

図面作成と強度計算：打ち合わせから2日で一次評価まで

設計の打ち合わせで、次の3つをAIで試すことになりました。打ち合わせの翌日までに、3Dモデル・図面・強度の一次計算を出しています。

強度計算では、計算に使う29の値を「資料から分かる値」と「仮に置いた値」に分けました。止まっている時の荷重64件と、運転中の振動6条件を計算し、検算もしています。基準を超えた箇所は、架台の図の上に示しました。

途中で、AIが元の図面と違う寸法で3Dにしていた所も見つかりました。元の図面と照らし合わせる確認は欠かせません。

設計担当も、自分の計算書をCodexに読ませ、次の案件の計算に使っています。元の計算書と全件が一致することは、当社が確かめました。

AIに任せたこと、人が決めたこと

当社がしたこと

• 型式と仕様を選んで仕様書を作る仕組み（79型式）と、基幹システムのデータを平日の毎朝取り込む仕組みを作りました。
• 営業のメールをAIが読んで商談の記録を更新する仕組みと、AIが守るルールを作りました。
• 共有フォルダーの書類と案件の収支を調べ、HTMLの資料にまとめました。
• 図面と強度計算を、打ち合わせで決めた範囲で試しました。
• 設計担当向けに、Codexを使い始めるための手順一式を用意しました。

いまは、当社が作った仕組みに、社員が自分で改善を足し始めています。

よくある質問